Zonder aankoopbewijs geen btw-teruggave
In Nederland is het voor ondernemers mogelijk om btw terug te vorderen van de Belastingdienst, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Een van de belangrijkste voorwaarden is dat er een geldig aankoopbewijs beschikbaar is. Dit is van belang om misbruik en onterechte btw-teruggaven te voorkomen.
WAT IS HET BELANG VAN EEN AANKOOPBEWIJS?
Het hebben van een geldig aankoopbewijs is belangrijk om een aantal redenen. Naast dat een aankoopbewijs aantoont dat je de aankoop daadwerkelijk hebt gedaan, toont het ook aan dat de aankoop een zakelijke aankoop is. Het is namelijk niet mogelijk om btw terug te vragen bij privé aankopen. Daarnaast bevat het aankoopbewijs belangrijke informatie zoals het btw-bedrag, gegevens van de verkoper, de datum van aankoop, en een beschrijving van het geleverde product of dienst. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de Belastingdienst om het terug te vorderen btw-bedrag te kunnen verifiëren.
Zonder een aankoopbewijs is btw-teruggave in principe niet mogelijk. Een factuur of een volledige kassabon voldoet doorgaans aan de vereisten van een aankoopbewijs, maar een pinbon is niet voldoende. Een pinbon toont namelijk enkel een betaling aan, zonder te specificeren wat er is gekocht. Het is dan ook een betaalbewijs, maar geen aankoopbewijs.
Het ontbreken van een geldig aankoopbewijs kan negatieve gevolgen hebben voor zowel de btw-teruggave als de aftrek van zakelijke kosten bij de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Zonder aankoopbewijs is het namelijk lastig om aan te tonen dat het om zakelijke kosten gaat, waardoor de Belastingdienst de uitgave als privé-uitgave kan beschouwen en extra belasting kan opleggen.
UITZONDERINGEN
Er zijn enkele uitzonderingen waarbij btw-teruggave zonder volledig aankoopbewijs toch mogelijk is. Bij tankstations waar geen bon met apart vermelde btw is verstrekt, kan de btw worden teruggevraagd als de betaling traceerbaar is via een zakelijke rekening. Dit geldt ook voor OV- en taxibonnen, of bonnen tot € 100,- inclusief btw, die niet volledig aan de eisen van een aankoopbewijs voldoen. Hiervoor heb je wel een betalingsbewijs nodig. In dergelijke gevallen is een betalingsbewijs, zoals een afschrijving van de zakelijke rekening, vaak voldoende. Ook bij regelmatige betalingen zoals huur of verzekeringen kan een betalingsbewijs van de zakelijke rekening volstaan om de btw terug te vorderen.
TIPS
Om te voorkomen dat je btw-teruggaven misloopt door ontbrekende aankoopbewijzen, zijn de volgende tips van belang:
Maak er een gewoonte van om bonnen op een vast moment uit je portemonnee te halen. Dit kan einde van de dag zijn of wekelijks, afhankelijk wat voor jou het beste uitkomt. Stel desnoods een herinnering in je agenda of telefoon;
Gebruik een boekhoudtool met een app om foto’s van bonnen en facturen te maken. Deze kun je direct uploaden in je administratie, zodat je het niet vergeet;
Indien je geen gebruikt maak van een app, maak dan direct een foto van de bon of sla de factuur digitaal op. De Belastingdienst accepteert digitaal bewaarde bonnen, mits deze aan de wettelijke eisen voldoen;
Bij aankopen via platforms zoals Marktplaats, maak een schermafbeelding van de advertentie en zorg voor een schriftelijke overeenkomst.
Door zorgvuldig om te gaan met je aankoopbewijzen, voorkom je dat je btw-aftrek en kostenaftrek misloopt en houd je je administratie overzichtelijk en up-to-date.
Heb je hulp nodig bij het verzorgen van de administratie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je graag verder.