Wanneer mag je btw aftrekken?

Als ondernemer kom je vrijwel zeker in aanraking met de Belasting over de Toegevoegde Waarde, beter bekend als btw. Deze belasting speelt een essentiële rol in de dagelijkse financiële administratie van je onderneming. Voor zakelijke uitgaven is het soms mogelijk om de betaalde btw terug te vorderen bij de Belastingdienst. In dit artikel wordt dieper ingegaan op de mogelijkheden voor btw-aftrek bij uitgaven in horecagelegenheden, kosten van werkruimtes en werkkleding.

HOE WERKT DE BTW?

De meeste ondernemers dienen elk kwartaal een aangifte omzetbelasting in. Dit doe je via de website van de Belastingdienst of met een boekhoudprogramma die de mogelijkheid heeft om deze aangifte rechtstreeks bij de Belastingdienst in te dienen.

In de aangifte geef je de btw op die je hebt berekend aan je klanten en de btw die je zelf hebt betaald aan leveranciers. In de meeste gevallen kun je de betaalde btw over zakelijke kosten aftrekken als zogenoemde ‘voorbelasting’. Indien je geen btw afdraagt over de omzet van je onderneming, kun je de betaalde btw echter niet aftrekken. Het verschil tussen de ontvangen en betaalde btw betaal je aan de Belastingdienst of ontvang je terug.

BTW AFTREKKEN BIJ UITGAVEN IN DE HORECA

Niet alle zakelijke uitgaven komen in aanmerking voor btw-aftrek. Uitgaven in horecagelegenheden zijn hier een voorbeeld van. De Belastingdienst staat namelijk niet toe dat de btw op eten en drinken voor eigen gebruik wordt afgetrokken. Een uitzondering geldt voor maaltijden die buiten een horecagelegenheid worden geconsumeerd, bijvoorbeeld wanneer deze worden verstrekt aan personeel tijdens vergaderingen. Echter, de btw op inkoop van voedsel en dranken is wel aftrekbaar voor ondernemers die een restaurant, café of cateringbedrijf exploiteren. Uitgaven voor ingehuurde catering zijn overigens niet aftrekbaar. Het belastingstelsel is zodanig ontworpen dat de btw door de consument wordt gedragen. Als ondernemer treedt je in feite op als consument wanneer je consumeert. Hierdoor is het niet mogelijk om de btw op eten en/of drinken als zakelijke kosten in aftrek te brengen bij de Belastingdienst.

Hoewel de btw op horecaconsumpties niet aftrekbaar is, kunnen de kosten onder voorwaarden wel als zakelijke kosten worden aangemerkt, wat kan leiden tot een verlaging van de belastbare winst. Voorbeelden hiervan zijn onkostenvergoedingen voor eten en drinken tijdens zakenreizen of representatiekosten, zoals een zakelijke lunch met een klant.

BTW AFTREKKEN BIJ KOSTEN VOOR EEN WERKRUIMTE THUIS

Het in aftrek brengen van btw voor de kosten van een werkruimte thuis is onder strikte voorwaarden mogelijk. De Belastingdienst beschouwt een werkruimte in een privéwoning meestal als onderdeel van die woning, zelfs wanneer deze zakelijk wordt gebruikt. In veel gevallen is de btw op dergelijke kosten dan ook niet aftrekbaar. Toch zijn er enkele uitzonderingen waarbij het mogelijk is om de btw af te trekken. Dat hangt vooral af van hoe de werkruimte binnen de woning is ingericht en gebruikt.

De belangrijkste voorwaarde voor btw-aftrek is dat de werkruimte een zelfstandige ruimte moet zijn, fysiek afgescheiden van de rest van de woning, met bijvoorbeeld een eigen ingang. Wanneer de ruimte ook privé wordt gebruikt, is btw-aftrek niet toegestaan. Alleen als de ruimte volledig apart wordt gebruikt, zoals een zolderkamer of een aangebouwde kantoorruimte, kan de btw over specifieke kosten worden afgetrokken.

Daarnaast kunnen aanpassingen aan de woning, zoals een bedrijfsentree of het plaatsen van zakelijke apparatuur, in aanmerking komen voor btw-aftrek, mits deze uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. De Belastingdienst controleert streng op privégebruik, en bij enige vorm van privégebruik vervalt het recht op btw-aftrek. Het is daarom van belang om een duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en privé-uitgaven.

BTW AFTREKKEN BIJ WERKKLEDING

Werkkleding kan een belangrijke aftrekpost zijn voor ondernemers, mits deze aan specifieke voorwaarden voldoet. De Belastingdienst maakt namelijk onderscheid tussen kleding die uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en kleding die ook voor privédoeleinden kan dienen. Om in aanmerking te komen voor btw-aftrek op werkkleding, moet de kleding voldoen aan één van de volgende criteria:

• Kleding is uitsluitend voor zakelijk gebruik: Dit geldt voor kleding die niet geschikt is om buiten het werk te dragen, zoals uniformen, bedrijfskleding met een bedrijfslogo of beschermende kleding (bijvoorbeeld werkschoenen of helmen).

• Kleding met een logo: Als de kleding wel als gewone kleding kan worden beschouwd, is btw-aftrek mogelijk wanneer er een duidelijk zichtbaar logo van minimaal 70 cm² op de kleding is geplaatst.

Indien de kleding ook privé gedragen kan worden en niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, is de btw op de aanschaf niet aftrekbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor een nette zakelijke outfit zonder bedrijfslogo, die ook buiten werktijd gedragen kan worden.

Naast de btw op de aanschaf, is het ook mogelijk om de btw op onderhoudskosten, zoals reinigingskosten van werkkleding, af te trekken, mits deze kleding uitsluitend zakelijk wordt gebruikt.

Weet jij niet bij welke kosten je btw kunt aftrekken en/of heb je hulp nodig bij het doen van de belastingaangifte? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, wij helpen je graag verder.